Kỹ thuật in

Làm nhiều hơn với ít hơn

Đại dịch đã buộc tất cả các công ty phải thực hiện những thay đổi lớn. Một nghiên cứu vào tháng 2 2021 của PRINTING United Alliance đã chỉ ra rằng 79 phần trăm các nhà cung cấp dịch vụ in đã thấy 26 phần trăm giảm khối lượng hàng năm trong 2020. Nếu công ty của bạn có một tổ hợp sản phẩm đa dạng, bạn có thể giảm thiểu tác động, nhưng nhiều tổ chức đã phải cắt giảm nhân viên. Ngay cả khi khối lượng kinh doanh bắt đầu tăng lên, vì các trường hợp COVID – 19 giảm vào mùa thu 2020, nhiều chủ sở hữu đã miễn cưỡng tái biên chế nhân viên đến mức trước đại dịch. Do đó, đội ngũ nhân viên hiện tại được kỳ vọng sẽ làm được nhiều việc hơn. Trong những thời điểm này, hiệu quả hoạt động là rất quan trọng. Tuy nhiên, có nhiều khía cạnh đối với 'hiệu quả hoạt động', bao gồm quy trình công việc kỹ thuật số, sản xuất và quản trị.

Trước khi đầu tư vào một phần mềm ERP, thương mại điện tử, MIS hoặc phần mềm chuẩn bị mới, vui lòng lưu ý rằng việc sử dụng phần mềm, công cụ và tài năng hiện có có thể được cải thiện hoặc nâng cao. Do đó, nên tiến hành SWOT cấp hoạt động và phân tích chi phí – lợi ích sơ bộ để ưu tiên các lĩnh vực cần cải thiện. Thông thường, những thay đổi lớn được đặt sang một bên cho đến khi có ảnh hưởng từ bên ngoài hoặc nhu cầu của khách hàng buộc phải tự động hóa hoặc cải tiến quy trình. Nếu bạn chỉ mang tính phản ứng, bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh.

Phân tích sự làm việc quá nhiều

Nhiều chủ sở hữu / người quản lý bị cám dỗ để chỉ định các thành viên trong nhóm thực hiện quá trình xem xét. Thách thức với phương pháp này là nhân viên thường bận rộn với các đơn đặt hàng của khách hàng và có thể không có thời gian cần thiết để cải tiến quy trình.

Như đã báo cáo trong chuyên mục tháng 11 2020, Richard Kouwenhoven, Giám đốc điều hành của Hemlock Printing tại BC, đã xác định rằng việc thực hiện những thay đổi hoạt động lớn đòi hỏi sự tham gia thực hành và truyền thông xuất sắc trong toàn công ty, bắt đầu với sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo cấp cao.

Thay đổi và cải tiến liên tục đòi hỏi mọi người phải có những công cụ phù hợp để thành công. Nếu điều này được quản lý bởi các nguồn lực nội bộ, thì nhân viên cần:

  • hiểu biết về các mục tiêu và lợi ích của công ty;
  • kiến ​​thức về cách đánh giá và lập hồ sơ quy trình làm việc bằng cách sử dụng các khoản phí như Kaizen;
  • có thẩm quyền và thời gian để tiến hành một cuộc điều tra đầy đủ;
  • hỗ trợ từ đồng nghiệp để xem xét tiến độ cũng như cho mục đích hướng dẫn;
  • đào tạo về cách lập kế hoạch, lập hồ sơ, thực hiện và giám sát sự thay đổi sẽ dẫn đến những cải tiến tích cực; và
  • khen thưởng và công nhận.

Nếu các thành viên trong nhóm nội bộ đang làm việc siêng năng để quản lý khối lượng công việc hiện tại, thì việc bao gồm các dự án bổ sung sẽ có nguy cơ gây ra lỗi, sự hài lòng của khách hàng hiện tại, gây kiệt sức hoặc trì hoãn việc đạt được thành công. Có thể phù hợp nếu thuê trợ giúp và chuyên môn bên ngoài để quản lý quy trình.

Thuê chuyên gia

Để thực hiện những thay đổi sâu rộng hơn, chẳng hạn như triển khai mặt tiền cửa hàng kỹ thuật số, tự động hóa kỹ thuật số yêu cầu mã hóa hoặc chuyên môn kỹ thuật sâu và các yếu tố thuê ngoài của doanh nghiệp, tốt nhất nên thuê các chuyên gia về chủ đề. Điều quan trọng là phải đặt ra những kỳ vọng thực tế. Tôi đã thừa hưởng nhiều sáng kiến ​​thay đổi được bắt đầu với những kỳ vọng không thực tế. Chúng tôi đã cố gắng hoàn thành các mục tiêu, nhưng phải đối mặt với những thách thức liên tục trong việc giúp quản lý cấp cao hiểu được toàn bộ phạm vi của quá trình chuyển đổi. Chúc bạn may mắn với những sáng kiến ​​của mình và hãy nhớ tìm kiếm sự giúp đỡ sẽ tốt hơn là thất bại.

Bob Dale và Howard Conway thuộc công ty Connecting for Results Inc. Có thể liên hệ với họ qua e-mail tại info@connectingforresults.com .

Bài viết này ban đầu xuất hiện vào tháng 4 2021 sự cố PrintAction.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button